El origen de la EAD (Descripción Archivística Codificada) fue el proyecto de instrumentos de descripción de Berkeley de dos años de duración iniciado en 1993, su meta fue la de investigar la viabilidad y conveniencia de establecer un estándar codificado para instrumentos de descripción electrónicos sin marca registrada para que además de que proveyera un mecanismo de deposito estable por largo plazo, mejorara la navegación y la búsqueda en la World Wide Web.
El director del proyecto, Daniel Pitti, y su grupo establecieron que el SGML era el esquema de codificación más adecuado para llenar los requisitos funcionales; capacidad para presentar la información en los instrumentos de descripción archivística, para preservar la relación jerárquica entre los niveles de descripción, de representar información descriptiva, de navegar dentro de una estructura de información jerárquica y soporte para la indización y recuperación. HTML se rechazó por usarse para presentar documentos en la red y porque no proveía el mecanismo de deposito estable o la integridad estructural.
De las muestras de los instrumentos de descripción recibidas se creó un documento experimental de la DTD, la cual definió los elementos y atributos que serian usados para la codificación así como las reglas para usar dichos elementos.
Uno de los grandes cambios hechos al DTD de Berkeley fue la introducción de un “componente de descripción” que refleja el concepto de descripción de niveles múltiples de la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD(G)).
Uno de los grandes cambios hechos al DTD de Berkeley fue la introducción de un “componente de descripción” que refleja el concepto de descripción de niveles múltiples de la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD(G)).
El proceso de implementación de EAD.
La decisión de cada institución a implementarla está influida por aspectos tan básicos como en si la propia institución está preparada para asumir un programa de descripción que produzca instrumentos que sean consistentes internamente y con los estándares emergentes nacionales o internacionales.
De esta manera, la gran pregunta está relacionada con los recursos; ¿Tenemos personal, competencia técnica, recursos hardware y software para asumir la implementación de EAD? o ¿Existe un programa de colaboración al que podamos unirnos para distribuir el impacto de recursos sobre varias instituciones?.
De esta manera, la gran pregunta está relacionada con los recursos; ¿Tenemos personal, competencia técnica, recursos hardware y software para asumir la implementación de EAD? o ¿Existe un programa de colaboración al que podamos unirnos para distribuir el impacto de recursos sobre varias instituciones?.
Una vez se haya decidido llevarse a cabo, las etapas principales para crear instrumentos de búsqueda codificados con EAD serian;
- Evaluar las prácticas de descripción del archivo.
- Tomar decisiones sobre reglas y protocolos para las convenciones y estilo de descripción, asignación de encabezados de acceso controlado y la relación entre los instrumentos codificados con EAD y los registros de catalogación MARC.
- Elegir un software apropiado para crear ficheros EAD.
- Adquirir los ficheros oficiales principales, como la DTD de EAD y
otros para aplicaciones específicas.
- Validar los ficheros EAD usando analizadores SGML o XML.
- Tomar decisiones sobre reglas y protocolos para las convenciones y estilo de descripción, asignación de encabezados de acceso controlado y la relación entre los instrumentos codificados con EAD y los registros de catalogación MARC.
- Elegir un software apropiado para crear ficheros EAD.
- Adquirir los ficheros oficiales principales, como la DTD de EAD y
otros para aplicaciones específicas.
- Validar los ficheros EAD usando analizadores SGML o XML.
Finalmente los archivos deben considerar métodos posibles de publicación y distribución de instrumentos de descripción electrónica para ponerlos a disposición de los investigadores.
Sea cual sea el uso que pretendemos hacer de EAD, tenemos que examinar nuestras prácticas de descripción para asegurarnos de que estamos sirviendo información inteligible y útil sobre nuestras colecciones.
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